【PTA役員 広報部①】リーダーになったらどうする?細かい引継ぎが無くても仕事を進める方法

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今年度、PTA広報部に属しているLOCOです。

クジ引きで「3学期のリーダー」に決まった、ドタバタ奮闘記をシリーズでお届けしようと思います。

 

とは言っても、昨日に第1回打ち合わせが終わったという、ほやほやのドタバタ渦中にいるところなんですよね(笑)

 

1年生・第一子の親であるLOCO。

PTAに対する情報はほぼ無い状態での「広報部 班長」になりました。

引継ぎもざっくりしたものしか無く、とにかく手探り状態で進めています(笑)

 

さて・・・ちゃんと広報誌はできるのでしょうか!??

自分自身の頭を整理するためにも書きますので、興味のある方ご覧ください。

 

 

事の発端は、今年の春先。軽い気持ちでPTA役員に手を挙げたことから始まりました(笑)

今年の春先、幼稚園時代のママさんたちが何人か「広報部になったよ!」という話を聞いて、軽い気持ちで私も広報部に立候補したんですよね。

 

クラスでの挙手で、特にジャンケンとかもせず決定したPTA役員。

1年生のうちに済ませておこう~という方が多いんだろうな~と思っていたのですが、これには拍子抜け。

 

後日、決まったPTA役員による「三役決め」の集まり。

てんやわんやはこの日に始まりました。

 

LOCOは広報部。

広報部の部長・副部長2人に加え、班長を3人決めるという話でした。

立候補される方はいないので、クジで決めることになりました。

 

LOCOは最後から2番目にクジを引いたのですが、役職系のクジはどうやら下にたまっていたみたいで、見事(?)3学期 班長を引き当てました(笑)

 

その日に引継ぎについて聞いたのですが、詳しいことはPTA室のUSBに入ってるので見てください~ということ。

 

ざっくりは印刷会社さんから聞いたのですが、私たちで企画を練る段階での細かいイメージがつかないまま、3学期、動き始める直前になったのです・・・

 

うちの広報誌は、印刷会社さんが編集をしてくださいます

最終的に仕上げたい広報誌は、オールカラー12ページです。

3学期のメイン企画は、6年生の夢&持久走大会です。

 

載せるイベント企画数は、全部で13個。

LOCOが班長なので、それを10人のメンバーに割り振って進めます。

 

そうそう、うちの小学校の広報誌は、印刷会社さんが間に入って編集してくださいます。

 

イメージとして、前半の2カ月半で班員で写真&原稿&レイアウトを済ませて、後半の1カ月で印刷会社さんと一緒に校正作業&印刷をする感じです。

 

何せ、細かい引継ぎが無いので、けっこう手探りでやってます。

まず、第1回の打ち合わせから逆算(3週間前)して、出来るところは全部調整しておこうと作りはじめました。

 

班長として、最初にしたことは・・・

 

  • 企画(仮)をピックアップ
  • 日にちも調べておく
  • 割り当てページ数の調整
  • 企画に対する人数は何人にするか決める
  • 班員がどの企画を担当するか、マークシート式にする

 

ここあたりを網羅した表をエクセルで作って、月間スケジュール表にも落としこんだものも作りました。

 

月間スケジュール表は作ったほうがいいですね!

今はExcel無料テンプレートでカレンダーたくさんあるので、ダウンロードして全イベント(原稿依頼日・回収日・レイアウト確定日も含め)&印刷会社さんとの初稿~納品スケジュールまで一気に見られる物があったほうが安心です。

 

何しろ膨大なスケジュールです。

かなりカオスな感じなので、たとえ自分が分かってても、班員に伝わっていないという事も想定されるので念には念を入れたほうがいいです。

 

 

そして、その後・・・

 

  • 広報担当教諭に挨拶&データお渡し&今後の方向のすり合わせ
  • 教頭先生にご挨拶&撮影NGクラスの確認
  • 印刷会社さんに初稿~納品までのスケジュール表をもらう

 

このあたりをしました。

企画自体は自由に変えても問題無さそうでしたので、先に広報担当教諭&教頭先生&印刷会社さんに確認したのち、班員との打ち合わせに臨みました。

 

印刷会社さんに連絡した日、「明日2班さんとの打ち合わせをしに学校行くので、良かったら見学されませんか?」というお声がけをいただいたので、運よく初稿を見学させていただくことができました。

 

心の準備もできましたし、印刷会社さんからかなり重要な資料もいただけましたし、間に合えば前の班の活動を見学する場があるといいです。

 

この週、結果的に週3で学校に行って情報収集しましたが、かなり有意義だったんじゃないかな~と思います。

 

とにかく、班員との打ち合わせで無駄な時間は使いたくなかったので、先に分かるところは埋めておいた感じですね。

 

PTA役員 広報誌のお仕事、どうすればスムーズに進むのかな?

「PTA広報誌を作る」という活動を俯瞰してみた時、どこがいちばん大変なのかな?と考えた時、「校正」がいちばん大変なんじゃないかな~と感じたLOCOです。

 

写真は撮ればとりあえずOK、補正は印刷会社さんでしてくれます。

文章は正直そんなに長くないし、スマホだけでもできる作業なので、これもそんなでもないと思うんです。

 

でも、みんなで持ち寄ったデータをまとめて一つの作品にした時、「そのチェック作業」が大変なんですよね。

主観が入ると、どうしても見逃してしまいますし。。

 

自分自身、ブログや電子書籍を書いたりしていますが、やっぱりチェック作業は大変です。

特に企画モノになると、読者さんに誤解を与えたらいけないので、自分で書いた文章かなり見直します。

 

息子が幼稚園の時もクラス役員をしていましたが、クラスLINEに流す文面は、何十回も見直して送信していましたねぇ。。

 

LOCOがしていたチェック作業はあくまで「私の文章」としてのチェック作業なので自己責任ですが、PTA広報誌になると「公の文章」になるので、校正体制はもっとぬかりなくしなければという考えでありました。

 

周りからも、印刷会社さんをはさむ「初稿~納品までの1カ月は、毎日学校に行くし大変だよ」という話を聞いていましたが・・・

学校に行く頻度は減らせなくても、どうにか負担(拘束時間とか)は減らせないかと考えていました。

 

その結果、はじめから「チェックの目を増やす」体制を取り入れました。

 

  1. 各イベント原稿の写真・文章を集め、レイアウトにはめ込む
  2. レイアウトリーダーが担当イベント分の原稿を集約、ページを確定させる
  3. チェック担当に渡し、校正・レイアウトを確認する
  4. 班長チェック
  5. 印刷会社さんとの校正作業に入る

 

今のところ、このような体制にしています。

 

ちなみにLOCO(班長)は、担当イベント数を少なく割り当てているので、その分、事前に全レイアウトを作って、レイアウトリーダーはそれにはめるだけ位のスピード感でできたらいいなと考えています。

 

大変なだけじゃなくて、楽しさも欲しいんです。そんなPTA広報誌のお仕事。

PTA広報誌作るの、「大変」ですよ~正直。(笑)

登場人物も多いし、やり取りも多いし、慣れないし。

 

でもやっぱり!その大変さの中にも楽しさを見いだしたいと感じるLOCOです♡

班員の皆さんとは、大変さを共有しながらも「楽しさ」も分かち合いたいのです。

 

(難しいですけどね~それぞれ感じ方も環境も違う方たちで、1つのゴールを目指すのですから・・・)

 

せっかくだから、目指す1つのゴールに面白さを感じるために「PTA広報誌のイメージ」を班員から募集しているところです。

 

どうしても今までの進行の関係上、LOCOがメインで発信してたのですが、これからはそうじゃなくて「相互発信」の関係性になれたらいいな~と思っています。

 

せっかくだから、これから作る広報誌はカッコいい方がイイじゃないですか?

たとえ自己満足だったとしても、「あぁ、今は大変だけど、こんなゴール(広報誌)ならがんばれるな」と思えるモノがあっても良いかと思っています。

 

個人的には、今までうちの学校で無かったタイプの「ふんわりカワイイ♡北欧系テーマの広報誌」?と思っていますが、表紙担当の方を中心にアイディア募集をしているところです。

 

テーマが決まったら、LOCOがエクセルにひな形作ってはめ込むだけにしたい構想です。

 

PTA広報誌のレイアウト何で作る?Photoshop?Excel?キャンバ?

いや~これについても、かなり考えました。。

 

最終的にExcelにしたのですが、ここにもポイントがあります。

決めたポイントは「共有のしやすさ」ですね。

 

何しろ、たくさんの人の目に触れて、印刷会社さんとの校正にかける負担を減らしたい作戦なので「より多くの人が使えるソフト」がいいと考えました。

 

 

そりゃ~Photoshopとかパワーポイントの方が見栄えはいいし、印刷会社さん的にもイメージ共有&編集の観点から助かるかもしれないけど、作る側として使える人がどうしても少ない(LOCOも使えないです)し、数少ない使える人に負担がいってしまうんですよね。

 

キャンバはWEBでできる無料サービスだし感覚的にできるけど、保存形式が画像のみだから、無料だと共有して編集するっていう観点から不便なんですよね。

 

それに比べてExcelは、上に挙げたサービスより一般的で、お仕事で使っている方も比較的多いのでこれに決定しました。

 

LOCOが全ページのテンプレートを作って、LINEで共有して、相手にデータ入れ込んでもらったり編集してもらうっていうのも比較的ハードル低いんじゃないかな~と感じます。

 

 

う~ん、今日はここまで!

また進捗あったらご報告したいと思います^^♪

 

 

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もともと「自分が欲しいベース」で作ったスマホケースです。

 

30代半ばであるLOCOが持っていてもしっくり馴染む、「大人可愛い」「市販デザインとはひと味違う」スマホケースを「自分のために」作ってみました。

 

テーマはLOCOが大好きな「マニキュア」!イラストは自分で書いて電子化しました。

背景は市販デザインであまりない「水彩系グラデーション」にこだわって着色しました。

 

スマホケースは業者さんにお願いして、プリントしてもらいました。プロの仕上げなので、高品質&汚れつきづらい加工もされていて、使い勝手も良好!

 

スマホケースに合わせて作ったストラップは、華やかさ&軽やかさにこだわって作りました。シフォンリボンは、ほつれ止め加工もしています^^♪

 

 

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